L'Ufficio "Qualità e Sistemi Informativi" ha prodotto uno strumento software (SQuadra.NET) che via via si è arricchito di nuove funzioni interne e di integrazione con gli altri software già utilizzati negli uffici.

Amministrazione

Tutte le informazioni di Contabilità Generale (COGE) e Contabilità Industriale (COIN), fina dal 2002, sono state rese analizzabili con SQuadra.NET grazie all'integrazione realizzata con il programma di Contabilità (MEXAL già utilizzato in precedenza).

L'integrazione, oltre a garantire la quadratura fra COGE e COIN, ha consentito una riduzione del lavoro per gli operativi. Grazie al collegamento fra COGE e COIN è stato possibile anche ottenere la suddivisione delle scadenze per Commessa.

SQuadra.NET ha permesso agli Uffici Controllo Fatture di effettuare l'autorizzare dei pagamenti (con la gestione anche del controllo della Regolarità Contributiva).

Una apposita procedura è stata realizzata per la gestione integrata fra COGE e COIN delle Fatture da Ricevere.

Dal 2006 tutte le fatture sono state archiviate elettronicamente con collegamento diretto con le registrazioni contabili. E' quindi possibile ottenere direttamente dal sistema la stampa dei documenti in base a qualunque selezione di interesse.

Sono state, inoltre, predisposte funzioni amministrative che, incrociando i dati archiviati elettronicamente con quelli contabilizzati, verificano la corretta imputazione IVA evitando così i lunghi controlli mensili prima della stampa dei registri.

Contratti Passivi

Il modulo di SQuadra.NET relativo alla gestione dei Contratti Passivi consente:

• la registrazione dei Contratti (compreso il documento di Word o la scannerizzazione in caso di ordini effettuati su altra modulistica) con il controllo dell'IVA da applicare;
• la registrazione di tutti i certificati di pagamento relativi (con la produzione del Certificato di Pagamento che contiene un codice di controllo);
• l'uso delle informazioni sul Contratto durante la registrazione delle fatture dei fornitori in Contabilità Generale (per il corretto addebito al Cantiere);
• il controllo sulla correttezza delle fatture dei fornitori (lavori, recupero anticipazioni, ritenute, ecc.)
• il controllo sui pagamenti delle fatture precedenti.

Utilizzando Index Server tutti i Contratti registrati possono essere analizzati con le funzionalità avanzate. La ricerca può avvenire sul solo Oggetto trascritto sul DB o su tutto il contenuto del Contratto allegato (appositamente indicizzato per ridurre drasticamente i tempi per la ricerca).

Le funzionalità di ricerca permettono di avere visibilità su tutti gli ordini effettuati, anche da parte di altre Divisioni, anche per rispondere a specifiche esigenze dell'Ufficio Gare.

Dal 2008 è stato avviato all’uso il modulo delle Richieste di Acquisto e nel 2009 è stato perfezionato ed integrato col modulo Fabbisogni.

Contratti Attivi

Nel 2004 è stato messo a punto il modulo di SQuadra.NET relativo alla definizione e gestione dei Contratti Attivi. Dopo il "recupero" delle informazioni relative ai contratti in essere, nel 2005, è stata predisposta la reportistica per la produzione del Portafoglio Lavori e per le schede da allegare al Bilancio.

Sempre dal 2005 sono state prodotte da SQuadra.NET tutte le fatture Attive relative ai Contratti di appalto e non (affitti, interessi...).

Nel 2006 è stata coperta l’area delle fatture attive per interessi calcolati sulle dilazioni di pagamento tra la data del certificato e la data di effettivo incasso.

Contabilità di Cantiere

Uno specifico modulo di SQuadra.NET permette la gestione del Budget ed il controllo sull'avanzamento dei singoli Cantieri.

Per ogni Cantiere è possibile definire i livelli gerarchici di controllo di interesse rispetto alle 2 dimensioni messe a disposizione (WBS e Lavorazioni).

Per ogni Cantiere vengono quindi definiti gli Articoli ed il Computo Metrico (scomposto per WBS e Lavorazione).

Il Cantiere deve definire il SIL, il SAL (per fornire il dettaglio dello "scorrimento contabile") ed i Rapportini (che definiscono i Costi per data di competenza e WBS/Lavorazione).

I Rapportini vengono periodicamente "quadrati" con i dati assegnati al Cantiere dall'Amministrazione.

Di tutti i dati vengono effettuate delle "storicizzazioni" per consentire qualunque confronto temporale.

E' possibile controllare l'andamento degli Ordini se questi evadono RdA collegate al Badget.

Negli anni lo strumento è stato integrato con i programmi tecnici in uso per le varie commesse (in genere scelti in accordo con la Direzione Lavori) consentendone l'uso su tutte le commesse operative.

Leasing

Nel 2004 è stato messo a punto un modulo di SQuadra.NET per la gestione dei Leasing (particolarmente numerosi in BTP) e comunque molto significativi per le aziende collegate.

Il modulo Leasing permette la definizione di tutte le informazioni e produce tutta la reportistica necessaria, oltre che per il controllo fatture, per il conteggio delle competenze ai fini di Bilancio e per la stesura della nota integrativa.

L'utilizzo del modulo Leasing ha eliminato molte attività manuali che richiedevano un notevole dispendio di tempo e garantisce la certezza del dato come richiesto anche dalla Società di Certificazione.

La possibilità di disporre di tutti i dati relativi ai Leasing su SQuadra.NET ha inoltre permesso di effettuare in tempi rapidissimi i calcoli necessari per la modifica del sistema di calcolo dell'effetto dei Leasing per la redazione del Bilancio Consolidato adottando, quindi, il metodo finanziario previsto anche dallo IAS n.17

Dal 2006 è possibile archiviare elettronicamente tutti i documenti collegati al Leasing (contratti, piano di rimborso, ecc.).

Bilanci Civilistici e Consolidati

SQuadra.NET consente di importare i dati del Bilancio Civilistico per la riclassificazione in IV Direttiva.

Sul Bilancio riclassificato sono stati applicati i principali indici di analisi standard e gli indici utilizzati dalle principali riviste del settore per la redazione delle classifiche annuali.

La riclassificazione del Bilancio Civilistico viene utilizzata anche per alimentare automaticamente il Bilancio Consolidato.

Per la redazione del Bilancio Consolidato è stato, inoltre, realizzato un apposito modulo per l'inserimento dei dati relativi alle operazioni Infragruppo. Il modulo prevede funzioni di controllo che evitano errori fra le dichiarazioni delle varie società.

SQuadra.NET fornisce funzioni di controllo e inserimento dei dati intercompany (durata dei debiti/crediti, rapporti con le società collegate, importi reciproci iscritti a bilancio con valori diversi...).

Centrale Rischi

Un apposito modulo di SQuadra.NET provvede alla interpretazione del file fornito dalla Banca D'Italia ed alla archiviazione di tutte le informazioni in esso contenute.

La disponibilità del dettaglio delle informazioni permette di dare risposte agli enti in caso di rilevazione di situazioni anomale e comunque per tenere sotto controllo gli affidamenti disponibili, utilizzati e gli eventuali sconfinamenti. L'archiviazione dei dati relativi a tutti i mesi dal Settembre 2001 consente analisi anche sull'evoluzione "storica".

Sono stati realizzati alcuni report di stampa che forniscono una visione d'insieme con riepiloghi per Gruppi bancari.

Purtroppo nel 2005 la Banca d'Italia ha cambiato le informazioni trasmesse e quindi è stato subito approntato un nuovo programma, ma non vi è continuità fra i due archivi (l'attuale a partire dall'Agosto 2004 ed il vecchio fino al Giugno 2006).

Ufficio Personale

Un modulo di SQuadra.NET permette l'inserimento delle percentuali di addebito degli impiegati nei vari Centri di Costo (Cantieri o Uffici).

La rilevazione delle presenze degli operai è effettuata direttamente dagli amministrativi dei principali cantieri per mezzo di una procedura che opera su internet e che passa i dati direttamente ad OMNIA.

Incrociando il dato sul costo aziendale (comprensivo anche della quota parte delle tredicesime ecc.) mese per mese con la rilevazione presenze degli Operai e la definizione delle percentuali di utilizzo degli impiegati, SQuadra.NET effettua il ribaltamento dei costi sui vari Centri di Costo.

Dal 2007 è stata messa a punto l’archiviazione elettronica dei certificati medici per semplificare le operazioni di archiviazione, catalogazione e per la produzione degli allegati per i vari enti. Dal 2008 vengono archiviati elettronicamente anche i certificati relativi agli Infortuni.

Logistica

Una apposita procedura di SQuadra.NET provvede all'addebito dei "costi" ai vari Cantieri in base al Listino definito ed alla registrazione di tutta la movimentazione.

Un apposito modulo di SQuadra.NET permette la definizione dei mezzi assegnati (agli Impiegati, agli Operai o direttamente ai Cantieri) per il ribaltamento diretto, mese per mese, di tutti i costi rilevati in Contabilità.

Sempre su SQuadra.NET vengono registrate le rilevazioni dei consumi dei principali macchinari e le relative manutenzioni per un controllo e per pianificare la necessità di nuovi interventi di manutenzione preventiva.

Dal 2007 la Divisione Logistica ha iniziato ad utilizzare i nuovi strumenti messi a disposizione da SQuadra.Net per le gestione delle Auto (Bolli, Assicurazioni, Gestione Contratti di Leasing) e, per quanto possibile, queste informazioni sono state integrate con quelle necessarie per la gestione della auto ai fini del bilancio.

Protocolli

Da metà 2002 è operativo su SQuadra.NET il Protocollo in Uscita mentre quello in ingresso è stato attivato dal 2004.

Dal 2007 vengono digitalizzate tutte le raccomandate in arrivo direttamente dal Centralino. La loro archiviazione all'interno del Protocollo in Ingresso è compito delle varie Divisioni in base all'attribuzione effettuata dalla Presidenza.